雅特生科技x 文电通PDF:
藉套装版?催化高效团队合作

雅特生科技基本信息
  • 产业别:电机/电子制造
  • 总公司:美国亚利桑纳州坦佩市
  • 使用人数:1087
  • 使用文电通的时间:2008
  • 使用产品:文电通PDF套装版

总览

1968年成立于亚利桑纳州坦佩市的雅特生科技(原艾默生嵌入式运算和电源产品部),为设计与制造能源转换以及嵌入式运算解决方案的世界领导厂商,其客户遍及多种产业,包含通讯、运算、医疗、军事、航天与工业自动化。在并购雅达电子和摩托罗拉嵌入式通讯运算部门后,雅特生科技已成为享誉国际的高级网络运算解决方案提供商,共有2万多名员工、10座工程中心、4座生产设施,以及诸多销售与支持办事处散布于世界各地。


改用文电通PDF为解决方案

身为世界顶尖的能源设备供货商之一,雅特生科技早已充分了解PDF处理注释与保障安全的出色能力,并广泛运用此格式于内部的巨量文件工作之中。最初,雅特生科技选择Adobe? Acrobat?作为企业上下使用的软件,但随着业务量与使用人数的扩张,主管们逐渐发现其高昂价格与严苛的授权条款已经无法再应付与日俱增的需求。「在那样的情况下,我必须找到让全体同仁都能轻易转用的解决方案。」雅特生科技IT经理Nelson回忆道,「从网络上可以找到很多PDF方案,但经过严谨的测试与比较后,我们IT团队一致认为文电通PDF是最适合的选择。」

使用文电通PDF多年后,近期一次大规模的系统升级规划促使雅特生科技评估最新版本的文电通PDF套装版。经过审核流程后,IT团队认可了新版文电通PDF崭新的UI设计与多项核心功能改良,从而决定全面将香港、菲律宾和中国共6个办事处、合计逾1000多份的授权,通过文电通企业授权方案一次升级到位。

实地演练文电通PDF

雅特生科技日常工作都离不开文电通PDF,无论是为电路图标记注释,或是以电子方式签署文件。在企业之中,我们精选了三个绝佳的部门实战经验,各自皆能充分展现文电通PDF提升工作效率的能力,其分别为开发部、采购/业务部及文件管理部。



【 案例 1:开发部部 】 - 实现便利注释与协作
  • 主要职务:电路图设计
  • 使用功能:注释、签名、文件转换

作为分布式电源系统的产业翘楚,雅特生科技生产多种不同类型的电源产品,像是AC-DC、DC-DC,以及适用于处理器的电压调节模块(VRMs)。而保障这些产品做工与质量的关键,正是极为重视精确与团队合作的的开发部门。藉由套装版的注释工具与自定义快速存取工具栏,工程师不仅能够快速完成电路图的标记与注释,更可以得知注释的作者、日期等重要信息。「我们使用PDF注释功能的频率非常高,而自定义快速存取工具栏使我们能立即执行常用的功能。」IT工程师Sam接着说道,「另外,我们还用水印区分文件的状态,让其他团队第一眼就能掌握情况。」

结束几次的编辑与审阅后,工程部主管会在最终版的草案签上电子签名,并将设计图送至审查阶段;各阶段的审查者核准并签名后,会再递交给下一阶段的审查者,经由层层严谨的审查,确保产品能符合公司各项标准。在这样的跨部门协作机制中,电子签名具备的速度与无纸化作业优势,正是雅特生科技需要的功能。

【 案例2:采购部门 】 - 值得信赖的转换与编辑功能
  • 主要职务:文件处理与内容审查
  • 使用功能:编辑、创建PDF,将PDF转换为其他格式

对制造业的员工而言,当文件中出现人为失误,工作人员就需要在有限的时间内修改内容。因此,若是每位接触文件的员工都能转换PDF为可编辑的格式,工作效率即会自然提升。例如以往修改PDF格式的供应合约时,由于文件来自外部,采购人员只能重新输入到Word后再修改,但现在只要将PDF转换为Word就能解决,不用再耗费大量的时间。

除了批量转换为其他格式,文电通PDF还能以极快的速度将文件打印为PDF。雅特生科技内高度使用PDF的员工约有200多名,平均下来每天就创建将近2000份文件,例如合约、报价单、订单、CAD设计图和各类数据表。「我每天处理的文件种类就有十几种,有些要转成PDF、有些则是PDF转成其他文件格式,而其中在发送之前必须先修改。」采购部门经理Anna说道,「文电通PDF让这些工作变得简单又迅速,完全符合我们的期待。」

「我们需要的不仅仅是能快速部属的解决方案,还必须以较低成本取得强大的PDF功能,而文电通PDF是个绝佳的选择。」 - IT经理Nelson / 雅特生科技
【 案例3:文件管理部门 】 - 归档专家
  • 主要职务:归档之前必须检查并转换为PDF
  • 使用功能:批量转换、检查文档

由于PDF具备的安全性、维持源文件格式以及降低文件大小的特色,雅特生科技一直以PDF作为电子文件归档的标准格式。每天各部门皆会产生大量的文件,而当里面任一份文件通过审查时,文件管理部门就会收到其副本以进行检查与归档。团队必须检查格式、参数、页码和隐藏元数据等项目是否符合归档标准,才能转换成PDF再上传至系统。「用PDF归档的好处是文件能够保持原始的格式。」文件管理部资深行政专员Karen说道,「而且用文电通PDF移除元数据和批量转换成PDF,不但加快了归档的流程,也降低了我们的工作负担。」

成果斐然

更换为文电通PDF后,雅特生科技不仅降低成本、提升工作效率,更藉由文电通PDF直观的操作界面,大幅降低了磨合期所需的时间与精力。每当企业全面引入新软件时,在过渡期间往往需要IT部门提供培训或技术支持,但藉由文电通PDF逻辑性的功能分类、直观的符号表示,员工在极短的时间内就能立即上手。「我们能用文电通PDF丰富的功能处理各式各样的文件,预算也符合我们的规划。如今文电通PDF已经是我们提升生产力中不可或缺的一环。」Nelson总结道。


文电通主要优势


  • 以批注和电子签名
    达成高效团队合作

  • 双向批量转换
    简化了编辑工作

  • 文电通PDF企业授权方案
    省下了48%的费用

  • 以PDF格式归档
    以降低时间与人力成本
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